事務所の移転が決まり段取りをしていくなかで、
つい後回しになりがちなのは、案内状作成と、各種手続き。

このページでは、案内状作成のコツと、
忘れがちな手続き方法を３つのステップで解説します。

１．事務所移転の案内状を作る前に「取引銀行」との打ち合わせが大事

引越し日と引越し先が決定したら、対外的にその旨を知らせる必要があります。
引越しの挨拶として、このページでお伝えする引越し案内状を関係各位に郵送することが必要です。

取引先の業務上の都合も考慮して、訪問時などにも伝えることが大切です。
また、取引銀行のうち、借り入れを行っている銀行にはすぐに連絡し、その後の取引に支障がないように打ち合わせを行う必要があります。

遠方へ引越しする場合には、今後の取引の検討も必要なります。

２．事務所移転案内状の作成

引越し先の住所、新しい電話番号が決定したら、取引先や関係のある会社、顧客などに案内上での挨拶が必要です。

引越しの日の２週間～１ヶ月前には届くように郵送を行いますが、引越しにより数日業務停止を余儀なくされる場合は、その旨も、予め連絡しておくことが大切です。

通常、案内状は引越し前に郵送します。
理由は、引越し後に「引っ越ししました」というより、「これから引越しします」と伝えることで、受け取る側も準備ができるからです。

以下は、事務所移転の案内状作成ポイントです。

• 差出人は代表取締役の名前引越しの理由を明記
• 新事務所の案内(郵便番号、住所、電話番号、FAX番号、地図)
• 引越し日と業務再日
• 引越しによりさらにサービスが向上する文面

引越し案内状は、ハガキまたはそれを封筒に入れて、郵送するようにします。

３．事務所移転の案内状・送付先をリストアップ

企業は普段、様々な機関、企業と取引や関係をもっています。それぞれの企業にもれなく
住所変更の胸を連絡するため、まずは、どのような会社に贈る必要があるのかリストアップすることが大切です。

1. 取引銀行
2. 証券会社、保険会社、リース会社
3. 電気・ガス・水道
4. 電話(電話の受付は１ヶ月前からとなり、現住所および新事務所の所轄の電話局への連絡が費用となります。また、無料で電話移転案内サービスが利用できるため、活用されることをお勧めします)
5. 新聞・雑誌購読
6. 郵便局(郵便局にある「移転はがき」を現住所の配達局へ出すと、１年間引越し前の住所に届いた郵便物を新住所に届けてもらいます)

４．事務所移転案内状のサンプル

平成〇〇年〇月〇日

〇〇〇〇株式会社
代表取締役〇〇〇〇様

△△△株式会社
代表取締役社長□□□□

拝啓　〇〇の頃、貴社いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。
　平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
　さて、弊社は、従来駅から遠く手狭な本社により、皆様にご不便をおかけしておりましたが、この度東京都Ａ市〇〇線〇〇駅前に新しく建てられました〇〇ビルへ、下記の通り移転する運びとなりました。
　現在の本社よりもご来社に便利になり、また業務を遂行する上でも十分な広さになりますので、ご迷惑をお掛けせず対応できることと存じます。
　これを機に、皆様のご期待に添うよう、より一層のサービス提供に勤め、更なるご愛顧に報いたいと存じます。なにとぞ、一層のご指導・ご鞭撻を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
まずは書中をもちましてご挨拶申し上げます。

敬具

記

新事務所　　〒〇〇〇‐〇〇〇〇
　　　　　　東京都Ａ市Ｂ区Ｃ町１丁目２番３号　〇〇ビル２階
電話　　　　０３－１２３４－５６７８
ＦＡＸ　　　０３－１２３４－５６７９
移転日　　　平成〇〇年〇月〇日(〇曜日)
業務開始日　平成〇〇年〇月△日(△曜日)

まとめ

以上、事務所移転における案内状作成のコツについてお伝えしました。移転スケジュールを作成していくなかで、必ず「移転の挨拶」を行うための段取りも決めておきましょう。スムーズに顧客、取引先へ通達を行うことは大変重要です。ご参考になりましたら幸いです。