事務所の移転を実施するにあたり、忘れてはならないのが、
「事務所移転のお知らせ」です。取引先や関係企業には、郵送で挨拶状を送ることが一般的ですが、
郵送に加えて、メールでお知らせをお送りしておくことも大変重要です。

特に既存の取引先においては、事務所の移転を把握していなかったがために、
重要書類が届かず遅滞してしまったり、請求書の不着から漏れが発生してしまったり、
重大なトラブルに繋がりかねません。

どんなに遅くとも、事務所移転のお知らせは、締め支払いのサイクルもあるため、
１ヶ月以上前に通知することが大切です。

また、移転の通知を忘れることで、メール便や宅配便は、転居先に届けてくれない可能性が高いです。

事務所のスケジュールが決まったら、「お知らせ」はいつ頃行う必要があるのか、
きちんと計画を立てて実施しましょう。

事務所移転の挨拶状のメール文例１

※事務所移転に伴い、ホームページのリニューアルを案内。
また、メールでの挨拶のため「まずは略儀ながらご挨拶申し上げます」と添えている。

事務所移転の挨拶状のメール文例２

※シンプルバージョン。事務的にこのような形で伝えるだけでもOK

事務所移転の挨拶状のメール文例３

※住所が変わるだけでなく、社名変更も行われたケース。

事務所移転の挨拶状のメール文例４

※シンプルバージョン２。

事務所移転の挨拶状のメール文例5

※住所だけでなく、電話番号も変更されたケース。
また、更に丁寧文例として、新事務所の詳細だけでなく、変更前も記載することで、
関係者や顧客に、明確に移転の変化を知らせることができる。

まとめ

移転に伴うメールの挨拶文は、シンプルに要件だけを伝えることがコツです。
件名もシンプルに、「事務所移転のご挨拶」とするだけで、メールの主旨を伝えることができます。
移転が決まったら早めに通知されることをお勧めいたします。