オフィス移転を行う際に、忘れてはいけない要素の一つが、セキュリティ対策。

オフィス移転時は、オフィスの物理的なセキュリティを強化するには絶好のタイミングです。

中小企業においては、見落としがちな要素が多いセキュリティですが、何か起きた時の損失は図りしれません。

新オフィスのレイアウトや設計に伴い、
セキュリティ対策はどこまで必要なのでしょうか？

オフィスセキュリティのレベルチェック10項目

☑１．建物の入り口に防犯カメラはついているか？
☑２．オフィスに受付はあるか？
☑３．受付に監視カメラは設置してあるか？
☑４．受付から執務室へは社員しか入れないようになっているか？
☑５．入口の近くに、ＦＡＸ、複写機、プリンターを設置していないか？
☑６．大切な書類は収納庫に入れて施錠しているか？
☑７．電話、電気、LANの配線が床にむき出しになっていないか？
☑８．盗まれて困るもの、燃えて困るものは金庫に入れているか？
☑９．社長室やサーバールームなどの特定の部屋には限られ人しか入れないようになっているか？
☑１０．大切な書類はシュレッダーにかけて廃棄しているか？


いかがでしょうか？チェック頂き、満たしている項目が少ない場合は、優先順位を決めて、一つずつ対策することをお勧めいたします。

オフィスセキュリティを向上させる考え方

業者やお客様がどこまで入ってこれるのか、エリア決めを行うことでセキュリティ対策を考えたレイアウトにすることができます。

例えば、
・エリア１…来客・業者・従業員が利用するエリア（エントランス、商談室）
・エリア2…従業員が利用するエリア（執務室、会議室、食堂）
・エリア3…特定の従業員が利用するエリア（社長室、資料室）

と分け、入り口からエリア１、エリア２、エリア３とセキュリティ高めるレイアウトが
一般的に効果が高いとされています。

オフィスセキュリティを高める方法

のぞき見防止策を講じる

セキュリティ対策を行う上で、物理的なのぞき見防止を講じることは、社員へセキュリティ対策の意識付けを行う上でも、一定の効果はあります。

受付から執務室が見えてしまうことも問題ですが、重要な機密書類を、関係のない社員がのぞき見できてしまうことも、問題があります。

通常の間仕切り、パーティションだけでなく、卓上パーティションや目隠し用のロールスクリーンを設置するなど行うことで対策を行いましょう。

書庫の管理を行う

機密文書を保管するうえで、書庫にカギをかけることは絶対条件です。鍵付の書庫のなかには、ダイヤル式の暗証番号を入力するタイプや指紋認証タイプなどあります。また、火事で燃えたり、盗難を防がなければいならない最重要機密は、耐火金庫に保管するなど、資料の機密度にあわせて、適切な管理が必要です。

セキュリティカメラを設置する

セキュリティカメラは、オフィス周辺であったり、倉庫、サーバールーム等、盗難や防犯対策として役に立ちます。
企業が求めるセキュリティ水準に応じて、様々なカメラがあります。
予算と目的にあった適切なセキュリティカメラが大切です。

入退室管理システムを導入する

入退室管理システムは、セキュリティ効果を高める非常に有効な設備です。入退室管理システムは、外部からの侵入を
防いでくれるだけでなく、社員の入退室記録も取ることができます。
また、セキュリティ会社と連携することで、休日や夜間の不法侵入も察知することができ、防犯効果も高まります。
最近では、中小企業でも導入しやすい価格の製品が発売されています。

オフィス移転の際が導入のチャンスです。
情報漏洩のリスクを抑制するためにも、検討されることをお勧めいたします。

シュレッダーで機密書類の破棄

必要最低限の対策として、オフィスにシュレッダーは必要です。
破棄した紙屑から、書類を復元された場合、情報が漏洩してしまうリスクが発生していまいます。シュレッダーの裁断レベルにもランクがあります。細かく裁断し、復元不可能な業務用シュレッダーの導入がお勧めです。

まとめ

オフィスセキュリティの対策は、企業にとって必要不可欠です。少しずつ導入していくことも可能ですが、一番スムーズに、
セキュリティ対策の導入が可能となるのは、事務所の移転時です。

そして、どんなに物理的なセキュリティの対策を行っても、社員にセキュリティ対策の意識がなければ情報は漏洩してします。
あわせて、社内教育として注意喚起も行くことが大切です。