オフィスプランニングのポイントとコツ

引越しのプロジェクトが立ち上がり、社員全員が部課内ミーティングを行ったあと、まず着手しなければならないのがオフィスプランニングです。オフィスプランニングには、専門の知識が必要となるため、業者に依頼する必要がありますが、最低限の知識を得ておくことで、業者への要望や伝達事項もスムーズとなり、理想のオフィスつくり実現へと近づきます。

オフィスプランニングとは、事務所全体のレイアウトと部課内のレイアウトを決定し、そして、更に必要なＯＡ機器や什器および機能を決定することをいいます。

オフィスプランニングの際に業者が行う作業として、

• 不動産会社から新事務所の設計図を受領する
• 各机、キャビネットなど什器の個数を調べ、採寸する
• 必要なスペース(会議室、リフレッシュコーナーなど)を設置する場合、それに必要な什器を決定する。

そして、会社側で行う作業として

• 要、不要なＯＡ機器、什器の選別。新たに導入するかどうかの決定
• 部課内の統廃合が行われ場合、各部課の人員を確認する
• 内装が必要な場合は、その内容と内装業者を決定する

などがあります。

特に内装が必要な場合は、オフィスプランニングとあわせて実施可能な業者がいれば、よりスムーズに、引越し作業を進めることができます。オフィスプランニングは、引越し業者や当日・前日の作業責任者とも何度か打ち合わせを行う必要があります。また、社員一人一人の要望も取り入れてすすめるため、最終決定までに時間を要する作業となります。業者との打ち合わせをスムーズにするためにも、オフィスプランニングの責任者は決断力をもって計画的に進行されることをお勧めします。

全体レイアウトの決定

オフィスレイアウトは、まず全体のレイアウトを決定してから、部課内レイアウトを決定するという手順で行います。

まず全体レイアウトに関してですが、まず最初に知っておく知識としては「ゾーニング」というものがあります。ゾーニングとは、部門や社長室、コミュニケーションスペースなど大括りのスペース配置のことをいいます。ゾーニングする際は、どういうスペースがどのぐらいの大きさ必要なのか、そしてそられのスペースが新事務所に納まるのか、そられをどう配置するのがもっとも業務の効率がよいかを検討していきます。ここは素人では難しい面がありますので、プロにお願いするのが良いでしょう。

部課内レイアウトの決定

全体のオフィスレイアウトが定まってくると、各部署はそれぞれのスペースの広さを把握することができるようになってきます。ここでは、どのようにして、レイアウトが決定されていくのか見ていきましょう。

１．社員の動線

社員がオフィス内を動く、その線を「社員の動線」といいます。例えば、コピーをとったり、ＦＡＸを送ったり、キャビネット内の資料を調べたり、部長や社長のところへいったり、お手洗いや訪問客へのお茶出しなども含まれます。

社員がムダに動きまわる時間を省略することができれば、より効率的に仕事をすることができます。これを「動線を短くする」といいますが、プロが図面をレイアウトする際は、この社員の動線も考慮して図面を作成しています。

２．机とキャビネットの距離

通常、素人がレイアウトを考えると見落としがちになってしまうのが、机とキャビネットの距離です。特に与えられた広さが限られている場合、
なんとか什器を配置しようとギュウギュウにレイアウトしがちになります。しかし、キャビネットは中野書類などを取りだす際に、引き出しまたは扉を開けるため、そのスペースの分余裕を見なくてはいけません。どのぐらいの感覚が必要なのか、社員動員と同じように注意が必要な項目です。

３．電源の確認

ＯＡ機器の配置と同様に考えなければならないのが、電源の確保です。パソコン、プリンタなど電源が必要な数、コンセント数を把握する必要があり、また、コンセントの位置に近い場所に、電源が必要な機器を配置する必要があります。この点も図面をレイアウトする上で考慮しなければならないポイントです。

以上、オフィスプランニングのポイントに関してお伝えしました。オフィスに欠かせない要素の一つに、機能性があります。移転後に「こんなはずじゃなかった」とならないためにもぜひともご参考にして頂けましたら幸いです。