前回の記事では、オフィス移転は「社風」を良くするという内容をお伝えしました。

そして、次のメリットとして当ページでは、オフィス移転は、業務革新のチャンスであるということをお伝えさせて頂きます。まず、引越しに際し、業務効率化を実現するためには、まず社内の現状を把握する必要があります。

いま、オフィスが抱えている問題なんなのか、何が阻害要因となっているのかみえてくることで、対策をとることが可能となってきます。例えば、現状を把握することで以下のような対策が可能となります。

ワンフロアー化で業務効率をあげる

例えば、今までツーフロアに分かれていた会社、引っ越しを機に、ワンフロアー化を実現することで業務効率化のメリットを得られるケースがあります。

具体的に挙げられるメリットとしては、情報共有力が高まる、他部門との連携がよりスムーズになる、２つあった余分の設備をひとつにできるなどです。

また事業規模にもよりますが、ワンフロアーにすべての部門配置をすることも可能かもしれません。全社員が顔の見えるフロアーにいることで、コミュニケーションそのものを円滑に進めることができます。

これはほんの一例ですが、経理部門と営業部門が一緒のフロアーにいることによって、回収の促進が図れるケースも生まれてきます。その他にも、経理部門とっては、営業部門の社員の活動が日々見えることで、営業部門の仕事を知るきっかけにもなりえます。

このような業務改革も十分に現状の問題点を明確にしておくことが前提条件とはなりますが、オフィス移転をきっかけに実現することができます。

業務機能を統合して効率化を図る

オフィス移転をきっかけに、業務機能を統合できる可能性があります。
例えば、スペースの関係で、経理部と総務部がわかれていたある企業では、移転を機に、それぞれを統合し、業務効率化のアップを実現しました。

業務効率化が実現した背景としては、引っ越し前にちょっとしたミーティングを行うことで、賃金計算など多くの業務で重複があることが判明したことによります。

まとめ

組織編成を行う際は、どうしても「社員」の顔が浮かび、
なかなか結論を出せない場合もあります。そのような時には、
個人の適性を判断したうえで、仕事を円滑にすすめるための経営判断も必要となります。

オフィス移転を実施する際は、なるべく余裕をもったスケジュールを作成し、
組織体制そのものの見直しも検討されることをお勧めいたします。